Profesionální komunikace: prostředky, funkce, principy organizace procesů

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 06:15

Profesionální komunikace je nezbytná k tomu, aby lidé ve společnosti mohli mezi sebou efektivně komunikovat. Tempo práce celého podniku přímo závisí na tom, jak rychle a přístupně bude přenos informací probíhat.

Profesionální komunikace hraje důležitou roli při přijímání nejúčinnějších rozhodnutí a jejich sdělování týmu. Pokud jsou špatně zavedeny, hrozí to mít negativní důsledky, které se mohou projevit v chybách ve zvolených rozhodnutích, ve vzniku nedorozumění mezi zaměstnanci a manažerem a také ve zhoršení mezilidských vztahů.

Definice pojmu

Profesionální komunikace jsou interakce prováděné v oblasti oficiálních vztahů. Jejich hlavním cílem je dosahování zamýšlených výsledků, řešení stanovených úkolů a také optimalizace určitých činností. Přitom každý z účastníků odborných komunikacímá svůj vlastní status, být šéfem, podřízeným, kolegou nebo partnerem.

V případech, kdy spolu lidé na různých úrovních kariérního žebříčku (performer a manažer) komunikují, můžeme hovořit o podřízené komunikaci. Ostatně vertikála vztahů je zde jasně patrná. Při implementaci interakce založené na principu rovné spolupráce lze hovořit o horizontální komunikaci.

Relevantnost problému

Profesionální komunikace je pro lidi každodenní zkušeností. Odehrává se v práci a ve školách, univerzitách a oficiálních institucích. Jedná se o komunikaci mezi studenty a učiteli, podřízenými a šéfy, konkurenty, partnery a kolegy. Aby každý člověk dosáhl cíle, který má před sebou, musí být obeznámen s prostředky a principy takové komunikace, protože partneři potřebují komunikovat stejným jazykem (doslova i obrazně), mít společnou sociální zkušenost a rozumět si.

Soulad se základními podmínkami obchodní komunikace

Jak maximálně zefektivnit komunikaci v profesionální činnosti? To bude vyžadovat splnění řady podmínek. Komunikace by měla mít v první řadě jasný účel. Pro jeho dosažení je přitom důležitý zájem všech osob zúčastněných na tomto procesu. Příkladem je uzavření dohody, navazování vztahů, koordinace akcí, vytváření nejvýhodnějších podmínek pro spolupráci atd.

Všemúčastníci profesionální a obchodní komunikace se musí navzájem kontaktovat, a to bez ohledu na to, co mají nebo nemají rádi. Zároveň je povinné dodržovat podřízenost, pracovní role, obchodní etiketu a formální omezení. Tento druhý koncept zahrnuje nejen implementaci různých protokolů, rutin a předpisů, ale také banální potřebu ovládat sílu vlastních emocí a respektovat partnera.

Jednou z nezbytných podmínek pro co nejefektivnější implementaci obchodní komunikace do odborných činností je navíc její ovladatelnost. O takovou chvíli by se měl nejprve postarat šéf firmy jako člověk, který má největší zájem na řešení úkolů, před kterými tým stojí. Je důležité, aby své zaměstnance motivoval k nalezení nejlepšího řešení, protože jinak zůstanou pasivními pozorovateli, kteří nenabízejí žádné nápady.

Nástroje pro obchodní komunikaci

Profesionální komunikace je smysluplná touha jednoho člověka nebo celé skupiny lidí motivovat jednoho zaměstnance nebo celý tým k akci, která může nějak změnit situaci nebo obrátit konverzaci jiným směrem.

Pro realizaci plánu je k dispozici řada nástrojů. Mezi prostředky profesionální komunikace tedy patří:

1. Běžná pošta. Ze všech prostředků obchodní komunikace je nejstarší. A v tomto ohledu má tradiční pošta řadunedostatky. Spočívají v nízké rychlosti přenosu zpráv, složitějším provedení písmen (ve srovnání s jinými typy komunikace) atd. A to nemluvím o tom, že tento systém ne vždy funguje na správné úrovni. Ale běžná pošta se stále používá jako prostředek profesionální komunikace. Jeho hlavní výhodou je velmi přijatelný způsob přenosu důležitých dokumentů mezi partnery. V obchodních vztazích lze použít i takový způsob, jako je přenos telegramů. Tato služba je poskytována také poštou.
2. Telefonní připojení. Jedná se o velmi účinný prostředek obchodní komunikace. Telefonická jednání však nejsou právně závazná. Tento bod by měl být vzat v úvahu při používání profesionální komunikace a používání jiných prostředků.
3. E-mail. Tento relativně nový prostředek obchodní komunikace se těší zasloužené oblibě. Jednou z jeho hlavních výhod je spojení formy písemných sdělení (pevný text) s kvalitami, které má ústní komunikace, v podobě rychlosti přenosu informací a možnosti získat téměř okamžitou odezvu. Díky těmto vlastnostem je e-mail jedním z hlavních prostředků používaných pro přenos zpráv neformální povahy.
4. Fax. Pomocí speciálního zařízení můžete velmi rychle přenést kopii jakéhokoli dokumentu na svého partnera. Rychlost je nepochybnou výhodou faxové komunikace. Takto předávané dokumenty však nemají právní sílu, protože ji nemajíoriginální podpisy a pečeti. Proto se ve většině případů fax jako prostředek komunikace používá pouze k rychlému přenosu dokumentů. Mohou být přijaty k provedení pouze v případě, že po nich budou originály zaslány klasickou poštou. Je třeba mít na paměti, že je zakázáno posílat faxem dokumenty označené „For Official Use“nebo „Důvěrné“.

Obchodní komunikace

Ústní kontakt byl vždy jádrem profesionální komunikace. Provádí se mezi lidmi, kteří jsou propojeni zájmy případu a mají také potřebné pravomoci k řešení vzniklých problémů a navázání partnerství.

Takové rozhovory jsou prostředkem profesionální komunikace ztělesňujícím všechny výhody, které telefonická komunikace a výměna písemných informací postrádají. Faktem je, že obchodní komunikace:

• provádí se v podmínkách úzkého kontaktu, kdy je možné se zaměřit pouze na jednoho partnera nebo na malou skupinu lidí;
• vytváří podmínky, za kterých lze navázat osobní vztahy;
• znamená přímý kontakt.

Obchodní konverzace se primárně týká ústního projevu. A ta má ve srovnání s písemnou formou řadu podstatných odlišností. Během takového rozhovoru je možné přímo ovlivnit partnera nebo skupinu lidí. V tomto případě se používají gesta a mimika, intonace a tak dále. Kromě,Komunikace tváří v tvář nenechává čas na předběžné přemýšlení. To je důvod, proč se v obchodním rozhovoru často používají neformální formy komunikace, stejně jako některé stylistické a gramatické prvky.

Obchodní rozhovor, který se používá jako základ profesionální komunikace, se vyznačuje především logickou konstrukcí myšlení. Na základě stávající praxe lze tvrdit, že obchodníci, kteří jsou vynikající v používání úsudků a konceptů, kteří jsou schopni přesvědčivě dokázat a činit správné závěry, uspějí mnohem rychleji než obchodníci, kteří tyto dovednosti nemají.

Profesionální konverzace má svou vlastní psychologickou kulturu. Spočívá ve schopnosti partnerů udělat dobrý dojem na ostatní, vytvořit přátelskou atmosféru setkání, aplikovat speciální techniky, které chrání před nesprávnými otázkami, naslouchat svým oponentům až do konce a v případě potřeby vyvracet jejich argumenty, používat technika, která umožňuje bezkonfliktní komunikaci.

Mezikulturní vztahy

Svět je dnes stále více zahrnován procesem globalizace. Do popředí se proto dostává interkulturní odborná komunikace. K jeho realizaci jsou potřeba specialisté, kteří neumí jen cizí jazyk. Potřebují to zvládnout z hlediska obchodní komunikace.

Takováto odborná komunikace nejčastěji probíhá v angličtině. Je to hlavní komunikační prostředek vmezistátní úroveň.

Angličtina v oblasti profesionální komunikace je modernizovanou a zjednodušenou verzí anglického jazyka obecně. Vyznačuje se přítomností standardních klišé frází a všech druhů vzorů. Specialista je potřebuje znát a umět je použít v určitých situacích.

Pokud tlumočníka pozve na obchodní jednání obchodník, nebude takový specialista v odborné komunikaci vycházet pouze ze své životní zkušenosti a chování, které je akceptováno v jeho rodném kulturním prostředí. Zohlednění zvláštností chování jiných národů pomůže vyhnout se nedorozuměním, chybám a problémům v konverzaci.

V interkulturní profesní komunikaci je nutné znát mezilidské normy vztahů, které jsou v konkrétní společnosti akceptovány. Konkrétně - neverbální a verbální komunikační jazyky. Mezi první z nich patří různé bezeslovné signály, které si účastníci komunikace vysílají. Často to dělají nevědomě. Je třeba mít na paměti, že znalost neverbálních a verbálních jazyků v profesionální komunikaci interkulturního charakteru je klíčem k úspěšnému setkání. Specialista by si měl být vědom zabarvení řeči, kterou přijali konkrétní lidé, hlasitost výslovnosti, intonace, výrazy obličeje, polohy atd. Normy pro jejich použití během konverzace mohou mít určité rozdíly. Typickým příkladem je tradiční americký úsměv. V Rusku je to považováno za neupřímné a umělé. Američanénaopak věří, že Rusové jsou příliš zasmušilí, hrubí a vážní.

Školení specialistů

Jak se řeší problémy s mezistátní obchodní komunikací? Úspěšné vyjednávání vyžaduje přítomnost vysoce kvalifikovaného překladatele v oblasti profesionální komunikace, který má odborné i obecné kulturní znalosti. Ruské univerzity školí takové specialisty.

Zároveň je aktivně využíván program s názvem „Překladatel v oblasti profesionální komunikace“. Poskytuje dovednosti pro efektivní komunikaci v dnešních obchodních a kulturních výměnách.

Hlavní funkce

Mezi znaky profesionální komunikace patří její poměrně složitý systém. Skládá se z mnoha úrovní, pokrývajících nejen konkrétní organizaci, ale i vnější prostředí. Zvažte hlavní funkce profesionální komunikace.

1. Informační. Profesionální komunikace jsou navrženy tak, aby hrály roli určitého prostředníka. S jeho pomocí dochází k výměně nápadů, rozhodnutí a zpráv mezi zaměstnanci. Informační funkce obchodní komunikace je nezbytná k dosažení cílů organizace a také k odstranění problémů, které během tohoto procesu vznikají.
2. Motivační. Profesionální komunikace přispívá k touze zaměstnanců plnit své úkoly lépe. Toto je motivační funkce.profesionální komunikace. V tomto případě vůdce používá takové prostředky, jako je příkaz, přesvědčování, návrh a žádost.
3. Ovládání. Pomocí hierarchického podřízení je tato funkce navržena tak, aby sledovala chování zaměstnanců společnosti.
4. Expresivní. S pomocí této funkce přispívá profesionální komunikace k uspokojování sociálních potřeb prostřednictvím vyjádření zážitků a pocitů z toho, co se děje.
5. Komunikativní. Tato funkce je velmi specifická. S jeho pomocí se identifikují a řeší typické chyby a problémy, které se vyskytly v obchodní komunikaci, a formulují se zásady optimálního chování.

Funkce profesionální komunikace lze posuzovat i z hlediska zajištění života společnosti jako celku. V tomto případě nastane následující:

1. Regulační funkce. Při komunikaci dochází k nepřímému nebo přímému dopadu na zaměstnance, který je objektem řízení. Taková funkce přispívá k organizaci společných akcí v týmu, koordinaci a optimalizaci všech akcí prováděných týmem vedoucím.
2. Funkce sociální kontroly. Každá z metod řešení problémů organizace, stejně jako její formy a principy práce, mají výrazný normativní charakter. Úprava všech těchto ustanovení, která je v pokynech a příkazech vedoucího, napomáhá k zajištění organizace a integrity instituce a také důslednosti společného jednání každého člena týmu. K udržení tohoto směru auplatnit svou sociální kontrolu v profesionální komunikaci.
3. Funkce socializace. Je to jeden z hlavních úkolů každého vůdce. Tato funkce umožňuje zapojit se do společných aktivit mladým zaměstnancům, kteří si začínají osvojovat komunikační dovednosti a schopnosti, učí se orientovat v komunikační situaci, mluvit a naslouchat. To vše je velmi důležité nejen pro účely interpersonální adaptace, ale také pro realizaci odborných činností. Mladí lidé zároveň získávají tolerantní, zaujatý a benevolentní přístup k ostatním zaměstnancům a schopnost jednat za účelem splnění kolektivního úkolu.
4. Sociálně-pedagogický. V procesu profesní komunikace dochází k procesu školení, vzdělávání a rozvoje osobnosti zaměstnance při předávání praktických zkušeností jemu. Díky systematickým kontaktům, které se objevují v průběhu společných aktivit, získávají všichni účastníci komunikace znalosti jak o sobě, tak o partnerech a také o nejlepších možnostech řešení úkolů, před kterými tým stojí. Zvládnutí praktických dovedností se někdy stává pro některé zaměstnance možnou kompenzací chybějících odborných znalostí. A to je zajištěno sociálně-pedagogickou funkcí komunikací.

Pokyny

Profesionální komunikace je založena na:

1. Interpersonalita. Taková komunikace se vyznačuje všestranností, otevřeností interakce mezi lidmi. Tento princip je založen na osobním zájmu jeden o druhého. A to navzdoryže komunikace je zaměřena na obchod. Taková komunikace nevyhnutelně nese rysy mezilidského kontaktu.
2. Účelnost. Tento princip profesionální komunikace je víceúčelový, protože proces obchodní komunikace spolu se zamýšlenou informační zátěží nese i základní cíl. Například vedoucí, který informuje tým o statistických údajích, které má, chce poukázat na problematické aspekty konkrétní oblasti činnosti. Zároveň se s největší pravděpodobností na nevědomé úrovni snaží přítomným demonstrovat svou výmluvnost, erudici a inteligenci.
3. Kontinuita. To je další ze zásad profesionální komunikace. Spočívá v tom, že se dostáváme do zorného pole našeho obchodního partnera a stáváme se iniciátory neustálého kontaktu s ním. Komunikace přitom probíhá nejen na verbální úrovni. Partner neustále dostává zprávy o chování, ze kterých může vyvodit patřičné závěry.
4. Multidimenzionálnost. V průběhu profesní komunikace se realizují minimálně dva aspekty mezilidských vztahů. Prvním z nich je přenos obchodních informací a udržování vytvořeného kontaktu. Druhým je překlad emocionálního postoje k partnerovi (může být pozitivní i negativní).

Profesionální komunikační etika

Každý z účastníků obchodní komunikace musí mít:

1. Poctivost. S takovou povahovou vlastností se lidé zdržují podvodných činů a podvodů. Nicméně, dokonceti, kteří považují poctivost za nepostradatelný standard obchodního chování, musí někdy stále lhát. V tomto případě si lidé musí vybrat mezi alternativami, které je neuspokojují. Vždy je však třeba říkat pravdu. Lhát je oprávněné pouze tehdy, když si vyberete menší ze dvou zel, pokud to okolnosti vyžadují.
2. Integrita. Tato vlastnost, která je člověku vlastní, nachází svůj výraz v jednotě jeho činů a přesvědčení. Slušné chování je přesným opakem duplicity a pokrytectví. Takový člověk vždy udělá, co slíbil. Zaměstnanec například určitě pomůže svému kolegovi při plnění pracovního úkolu. Stane se to, i když to pro něj nebude tak snadné, ale slíbil to.
3. Spravedlnost. Tento charakterový rys implikuje absenci zaujatosti a objektivity při posuzování ostatních lidí a jejich činů.
4. Odpovědnost. Tato vlastnost účastníka obchodních vztahů se projevuje tím, do jaké míry je odpovědný za svá slova, dodržuje mravní normy a plní své povinnosti.