Strom cílů je v managementu dobře známý pojem. Je to soubor cílů ekonomického systému, programu nebo plánu. Tato technika existuje již více než 50 let a nyní je široce používána při plánování úkolů.
Toto je vizuální znázornění dosažení stanovených výsledků. Graf ukazuje primární a sekundární cíle. Úkoly s nižší prioritou přitom mohou být nedílnou součástí jak dosažení hlavního poslání, tak i dalšího, od kterého se lze obejít, ale je lepší ho dokončit.
Struktura
Strom cílů a záměrů – to jsou všechny cíle společnosti, které jsou budovány podle hierarchického principu. V této struktuře jsou vysoké a nízké úrovně, každý úkol má svůj vlastní řád. Taková schémata jsou vytvořena pro lepší pochopení rozsahu práce a vizuální reprezentaci konečného výsledku. Grafický obrázek je nedílnou součástí této metody. Pomáhá dosáhnout zamýšleného, analyzovat možné problémy a přijít s řešením.
Co je to strom cílů, to lze snadno pochopit na konkrétním příkladu.
Nahoře je generálfotbalová branka. K tomu společnost směřuje. Následují podřízené cíle, jejichž dosažení přispívá k hlavnímu výsledku. Čím nižší jsou úkoly, tím jsou méně důležité, ale povinné pro dokončení, protože pokud nejsou dokončeny, zvyšuje se pravděpodobnost, že toto schéma nebude fungovat. Toto je hrubý popis, protože v praxi se společnost potýká se situacemi, kdy se musíte vzdát některých úkolů nebo přijít s novými způsoby řešení problémů.
Pro správné vytvoření takové struktury jsou přesně formulovány záměry, správně stanovena priorita, jsou specifikovány časové rámce.
Princip
Zvažte šest principů pro vytvoření stromu podnikových cílů:
- Účtování zdrojů a potřeb. Čím složitější je úkol, tím pečlivěji je naplánován.
- Distribuce výdajů je velmi důležitý bod, protože nedostatek peněz je častým důvodem, proč se vývoj společnosti zastaví.
- Specifikace pokynů. Cíle musí být jasně formulované, musí mít konečný výsledek. Popisuje parametry, které pomáhají určit, zda úloha dosáhla konečného stavu. Tato položka také zahrnuje přidělení času na implementaci té či oné položky.
- Postupná a důsledná implementace bodů je povinným požadavkem pro dosažení konečného cíle. Úkoly jsou racionálně rozděleny do etap, jsou stanoveny obecné a vedlejší cíle. Jsou analyzovány zdroje potřebné k dokončení úkolu.
- Dobře tvarovaná strukturaurčuje kompatibilita dílčích cílů a hlavního záměru. To znamená, že zdroje potřebné k realizaci úkolů jsou správně rozděleny, měly by stačit pro každou fázi.
- Každé oddělení podniku plní pouze svůj vlastní cíl vycházející ze stromu záměrů.
- Kroky jsou rozděleny do malých úkolů. Toto se nazývá metoda rozkladu.
Výhoda
Vytvoření stromu cílů je důležitou součástí vyřizování pochůzek. Vytvoří se plán k zobrazení plánu a vedení určí, jaké zdroje budou zapotřebí k dosažení plánu.
Výhody vizuální reprezentace cílů:
- koordinace činností strukturálních divizí společnosti;
- rozdělení povinností úředníkům;
- zvýšení vzájemné odpovědnosti účinkujících;
- monitorování dosahování cílů;
- nastavení konkrétních úkolů, termínů;
- příprava na změnu směru, pokud dojde k náhlým změnám v činnostech společnosti;
- zvýšení efektivity rozvoje procesů řízení;
- manažerské rozhodování.
Jak postavit strom cílů
Postavit strom je dost snadné. Této fázi by měl být věnován dostatek času a všechny následné akce by měly být provedeny podle plánu.
Vedení určuje poslání společnosti. Říká se mu generál a je to kmen, který se nachází v horní části stromu. Toto je základní úkol, který nelze splnit okamžitě. K dosažení koncového bodubudou vyžadovány menší úkoly. Proto jsou definovány dílčí cíle – jsou reprezentovány větvemi stromu. V případě potřeby jsou cíle rozděleny do menších dílčích úkolů. Čím větší je rozsah společnosti, tím více úrovní může být ve struktuře.
Každý druh je popsán co nejjasněji a nejpodrobněji, jsou analyzovány všechny nuance. Analyzuje se počet cílů potřebných k dokončení vyšší mise. Správně vytvořená struktura obsahuje nezbytné kroky k jejich řešení, potřebné zdroje jsou poskytovány.
Po určení všech momentů jsou odpovědnosti rozděleny mezi oddělení podniku. Každá jednotka musí jasně plnit svůj úkol.
Příklad: přijetí na vysokou školu
Abyste lépe porozuměli stromu cílů, musíte si rozebrat jednoduchý příklad ze života. Jak vytvořit a používat vstupní plán na vysokou školu?
Při parsování je nutné vzít v úvahu všechny zdroje, zvýraznit dílčí cíle. Zdroje:
- školní vzdělávání;
- finanční příležitosti;
- pomozte přátelům a známým při přijetí a během školení.
Chcete-li se stát univerzitním studentem, musíte co nejvíce zvýšit úroveň zdrojů na maximum. Přihlaste se například do přípravných kurzů, studujte s lektorem, pokud jsou mezery ve znalostech školního vzdělávacího programu. Najděte řešení problému získání peněz na zajištění dalšího vzdělávání: vezměte si půjčku, půjčte si, najděte si zdroj dalšího příjmu.
Každý cíl lze prolomitpro menší úkoly. Například hledání lektora lze rozdělit do následujících kroků:
- Organizování příjmu na zaplacení doučování.
- Vyhledejte lektora vybraným směrem.
- Hledejte volný čas pro kurzy.
V tomto případě lze druhý odstavec rozdělit na části. Žadatel se musí rozhodnout, která znamení zná nejhůř, co zvládne sám a co nezvládne sám.
Příklad budování finančního blahobytu
Strom cílů finančního blahobytu může vypadat takto. Nejprve je určeno poslání – jedná se o stálý příjem, dostatečný k tomu, abyste se v ničem neomezovali. Implementace je rozdělena do tří dílčích cílů:
- pasivní příjem;
- aktivní příjem;
- vedlejší výdělky.
V této struktuře jsou tři položky druhé úrovně. Nyní musíme vytvořit třetí úroveň. Položka o nalezení aktivního příjmu obsahuje následující úkoly:
- hledejte lepší práci;
- získání dalšího vzdělání;
- změna bydliště;
- přidělení času pro samostatný rozvoj vybrané oblasti;
- získejte zkušenosti.
Graf se dále sestavuje, pokud se najdou další požadavky na dokončení každé položky. Výsledkem je, že strom může dorůst do velmi velkých velikostí.
Programy pro stavbu stromu cílů
Strom lze spravovat pomocí dalších programů. Mezi nimizahrnuje desktopovou i online verzi. Lze je použít při prezentacích na velké obrazovce nebo pro spolupráci s malým týmem.
Dnes se nabízí obrovské množství nástrojů pro stanovování cílů, organizování procesu jejich dosahování. V takových aplikacích uživatel zadá název cílů, určí jejich kategorii důležitosti a obdrží strukturovaný model.
Závěr
Plánování aktivit pomocí rozvrhu je nejen velmi pohodlné, ale také efektivní. Jedná se o nástroj, který vám umožní vizuálně vidět, jak budou úkoly interagovat, jaké zdroje budou potřeba k jejich vyřešení. Někdy se najdou chybějící zdroje, objeví se nové úkoly. Můžete vidět princip interakce mezi záměry a to, jak na sobě závisí.
Obecně lze tvorbu rozvrhu využít nejen v podnikání nebo při plánování pracovních záležitostí. Je to užitečný způsob, jak najít správné odpovědi na osobní otázky, a skvělý poradce, pokud něco důležitého není dostatečně jasné.
